Lorsque vous triez une liste, Excel propose des critères de tris : il vous demande de choisir les colonnes selon lesquelles les données, placées en lignes, seront ordonnées. Vous avez vu dans le conseil 66 qu’il était possible d’indiquer jusqu’à trois critères de tri.
Comment faire quand vos besoins dépassent ce seuil ?
1. La première solution consiste à effectuer une mise à jour vers Microsoft Office 2007, puisque, dans cette nouvelle version, le nombre de critères de tri a été repoussé à 64 (voir page 239). Mais peut-être êtes-vous pris par le temps !
2. La seconde solution contourne la limite en créant une colonne supplémentaire capable de « concentrer » plusieurs colonnes, sur laquelle il sera aisé d’effectuer le tri souhaité.
Exemple
Voici une liste comprenant 5 champs et apparaissant en désordre :
Remarquez la colonne « ordre initial », qui vous permettra de revenir au désordre illustré ci-dessus après vos expériences de tris. Rappelez-vous notre remarque sur l’irréversibilité du tri (page 238).
L’objectif est de trier ce tableau de façon à ce que les quatre premiers champs soient correctement ordonnés :
• Lettres A puis B ;
• Pour chaque lettre, chiffres 1 puis 2 ;
• Pour chaque chiffre, lettres X puis YY ;
• Pour chacune, couleur Bleu(e) puis Rouge.
Pour trier le tableau, sélectionnez-le en totalité, ligne des titres comprises, et actionnez la commande de menu DONNÉES > TRIER. Dans le dialogue de tri, sélectionnez les options reproduites ci-dessus.
N’oubliez pas de cocher par OUI l’option LIGNE DE TITRES.
L’illustration ci-dessus montre qu’il manque effectivement un critère de tri, le Champ 4 ne trouvant pas sa place…
Le Champ 4 n’est pas trié, comme en témoignent les cellules mises en exergue : pour la valeur YY, en bas du tableau, les couleurs restent en désordre. Comment parvenir à vos fins ?
Créer une clé de tri
En informatique, nous sommes souvent amenés à « contourner » une limite technique par un stratagème. En l’occurrence, il est tout simple : vous allez créer une colonne regroupant les valeurs sur lesquelles vous souhaitez effectuer le tri, ce que l’on peut appeler une « clé » de tri.
Pour clarifier vos formules, commencez par nommer les six colonnes du tableau, selon la méthode de création de noms (voir les conseils 17 et 18) : sélection du tableau et déclenchement de la commande de menu INSERTION > NOM > CRÉER.
Ceci étant fait, insérez une colonne entre Champ4 et Champ5 :
Baptisez cette colonne Clé de tri.
Quelle formule inscrire dans les cellules de cette plage ?
Vous allez recourir à la technique de la concaténation, pour juxtaposer dans une seule cellule les valeurs des quatre précédentes (voir à ce propos le conseil 43, page 151). Écrivez donc la formule suivante :
Rappelez-vous : la concaténation, qui n’est rien d’autre qu’une addition portant sur du texte, utilise le signe &. Celui-ci va « coller » bout à bout le contenu des quatre plages nommées.
Rétablissez l’ordre initial du tableau afin que la démonstration soit pleinement convaincante :
Actionnez à nouveau la commande de menu DONNÉES > TRIER et choisissez cette fois la seule colonne Ordre Initial.
La liste retrouve son ordre originel, mais avec une colonne nouvelle :
Remarquez son contenu, synthèse des quatre colonnes précédentes : B2YYRouge pour la première ligne.
Enfin, déclenchez le tri en choisissant la nouvelle clé que vous venez de créer :
Le résultat est, cette fois, correct :
Remarquez la colonne Champ4, pour les valeurs YY de la colonne Champ3 : les couleurs Bleu et Rouge apparaissent bien dans l’ordre alphabétique. Même remarque pour les deux couleurs correspondant à la lettre X, au numéro 2 et à la lettre A.
Dans la pratique, vous aurez tout intérêt à placer la clé de tri tout à droite du tableau, et à ne pas l’imprimer, car elle ne présente pas d’intérêt pour vos lecteurs, en revêtant une allure somme toute très « ingénieur informaticien » !
Le cas des nombres
Si des nombres dépassant la dizaine figurent dans votre tableau, vous risquez de tomber dans un piège classique en concaténant. Lors de la concaténation, en effet, les nombres apparaissent ainsi :
X1 - X2 - X3 - X12 - X13
Si vous triez une telle clé, le résultat est le suivant :X1 - X12 - X13 - X2 - X3
En effet, Excel trie les nombres comme des lettres : de fait, tous les X1 sont placés avant les X2, quels que soient les chiffres qui les suivent.La parade consiste à concaténer les nombres avec suffisamment de zéros sur leur gauche pour qu’ils soient triés numériquement :
X01 - X02 - X03 - X12 - X13
Dans ce cas, Excel trie d’abord les X0 puis dans un second temps les X1, et le tri est correct.Bien entendu, si vos nombres sont plus élevés, ajoutez autant de zéros que nécessaire.
Pour créer de telles clés de tris, utilisez la fonction TEXTE (voir page 153), en écrivant par exemple :
=TEXTE(Champ2;"000")
…qui donne le résultat : 002 si Champ2 est égal au nombre 2.Jean-Luc Tafforeau
Conseil complémentaire à l’ouvrage 100 conseils pour mieux utiliser Excel, © éditions AO André Odemard 2006.
Pour télécharger une version PDF de ce conseil, cliquez-ici.
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