39 - Ne confondez pas format d'affichage et contenu de cellule

Vous trouverez ci-après la reproduction du conseil figurant page 142 du livre. Vous pouvez aussi en consulter un fac similé au format PDF en actionnant ce lien. Note : pour agrandir les illustrations, cliquez seulement dessus.

De quoi s'agit-il ?

Ce conseil est fondamental : si Excel est capable d’afficher le nombre contenu dans une cellule de diverses façons, vous ne devez surtout pas confondre le fond et la forme, autrement dit le nombre réellement enregistré par le tableur et le nombre affiché dans la cellule. Sinon, vous risquez des déconvenues.

Exemple

Récemment installé comme consultant indépendant, vous rédigez votre première facture dans une feuille Excel. Votre client accepte la facturation d’un acompte d’un tiers à la commande sur une prestation de 800 € hors taxes.



La facture semble facile à formuler :

1. Calcul de l’acompte d’un tiers en divisant 800 par 3.
2. Calcul de la TVA en multipliant ce montant par 19,6 %.
3. Calcul du montant Toutes Taxes Comprises en additionnant les deux lignes précédentes.

Vous choisissez un format d’affichage monétaire à deux décimales, ce qui est la moindre des choses puisqu’il s’agit d’euros :

• Onglet NOMBRE du dialogue.
• Catégorie MONÉTAIRE.
• NOMBRE DE DÉCIMALES 2.
• SYMBOLE MONÉTAIRE €.

Force est de constater que la facture est fausse, et le comptable du service fournisseurs ne manquera pas de vous le faire remarquer :



« Depuis quand 266,67 + 52,27 sont-ils égaux à 318,93 ? »

Difficile de plaider l’erreur informatique… En l’occurrence, errare humanum est : l’émetteur de la facture a confondu format d’affichage et contenu des cellules. Il ne suffit pas de cacher les décimales excédentaires pour que les calculs soient justes : il faut arrondir.

L’erreur se dissimule dans la division par trois

Aussi, rétablissez le format d’affichage standard des nombres pour observer le contenu réel des cellules :




Lors de la division par 3 du montant hors taxes (cellule nommée MontantHT), Excel a enregistré un nombre comportant de nombreuses décimales, car le résultat ne tombe pas juste. De ce fait, tant la TVA que le montant TTC, s’ils n’affichent que deux décimales, se révèlent faux.

La fonction ARRONDI

La parade consiste à arrondir, ce qui est d’ailleurs la règle pour des montants monétaires.

La fonction ARRONDI, déjà évoquée page 97 (conseil 22), doit impérativement être employée ici.

Dans la nouvelle version de la facture, l’acompte est calculé à l’aide de la formule =ARRONDI(MontantHT/3;2) dans laquelle le second paramètre indique le nombre de chiffres après la virgule.

Le résultat est, cette fois, de 266,67, effectivement enregistré par Excel dans la cellule.
De même, la TVA étant facturée en centimes (et non en millimes ou plus), elle doit être calculée par la formule :

=ARRONDI(Acompte*0,196;2)

…qui renvoie le nombre à deux décimales 52,27 et non 52,26666…



Ci-dessus : les décimales sont volontairement affichées jusqu’à la cinquième afin de vérifier le contenu exact des cellules.

Remarquez qu’aucun chiffre ne figure après les centimes arrondis.

La version définitive de la facture comportera un format monétaire classique :



Cette fois, à la grande satisfaction du comptable, le HT et la TVA sont correctement additionnés :

266,67 + 52,27 = 318,94 € Le compte est bon !

Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel © éditions AO -André Odemard 2006